KI-Kompetenz Grundschulung: Das lernt Ihr Team. Wort für Wort.

Worum es geht

Sie nutzen wahrscheinlich schon KI, auch wenn Sie es nicht so nennen. Dieses Modul zeigt, wo KI im Betrieb steckt und wie sie grundsätzlich arbeitet. Wer das versteht, versteht auch, warum sie manchmal so überzeugend danebenliegt.

Wo KI heute steckt

• Chat-Assistenten: ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini, Claude. Sie schreiben Texte, fassen zusammen, übersetzen, beantworten Fragen.
• Eingebaut in Software: Buchhaltungsprogramme erkennen Belege und schlagen Buchungen vor. Kanzlei- und Praxissoftware bietet Diktat und Zusammenfassungen. Office-Pakete formulieren E-Mails. Besprechungstools schreiben Protokolle.
• Übersetzer und Korrektur: DeepL, Grammarly, LanguageTool.
• Bilder und Design: Canva, Adobe Firefly, Midjourney erzeugen und bearbeiten Bilder.
• Kundenkontakt: Chatbots auf Websites, automatische Antwortvorschläge im E-Mail-Programm.

Faustregel: Wenn ein Programm aus Ihrer Eingabe neue Inhalte, Vorschläge oder Entscheidungen erzeugt, statt nur Daten zu speichern und anzuzeigen, ist wahrscheinlich KI im Spiel.

Wie ein Sprachmodell arbeitet

Ein Chat-Assistent versteht Ihre Frage nicht so wie ein Mensch. Er hat aus riesigen Textmengen gelernt, welche Wörter mit welcher Wahrscheinlichkeit aufeinander folgen. Aus Ihrer Eingabe berechnet er die wahrscheinlichste Fortsetzung, Wort für Wort. Das Ergebnis klingt flüssig und kompetent, weil das System genau darauf trainiert ist: überzeugend zu formulieren.

Drei Folgen daraus:

1. Das System kennt keine Wahrheit, nur Wahrscheinlichkeit. Es kann Fakten, Zahlen, Zitate und Paragraphen erfinden, die richtig klingen. Man nennt das Halluzination.
2. Es weiß nicht, was es nicht weiß. Ein Sprachmodell antwortet auch dann selbstsicher, wenn es keine verlässliche Grundlage hat.
3. Es lernt aus dem, was es bekommt. Was Sie eingeben, kann je nach Anbieter und Vertrag gespeichert und für das Training verwendet werden.

Beispiele aus dem Arbeitsalltag

Büro: Sie lassen Copilot eine Antwort an einen Lieferanten formulieren. Der Text ist gut, aber das genannte Lieferdatum hat das System aus einer alten Mail übernommen. Lesen und prüfen bleibt Ihre Aufgabe.

Beratung, Kanzlei: Ein Assistent nennt eine Entscheidung eines Gerichts mit Aktenzeichen. Das Aktenzeichen existiert nicht. Solche erfundenen Quellen sind in der Praxis dokumentiert und haben schon zu Sanktionen gegen Anwälte geführt.

Praxis: Die Diktatfunktion schreibt „Patient nimmt kein Medikament“ statt „Patient nimmt ein Medikament“. Ein Wort, ein anderer Sinn. Diktate werden gegengelesen.

Handwerk: Die Angebotssoftware schlägt Positionen vor. Sie passen zum letzten Auftrag, nicht zu diesem. Vorschläge sind Vorschläge.

Was Sie mitnehmen

• KI steckt in vielen Programmen, nicht nur in Chat-Assistenten.
• Sprachmodelle berechnen wahrscheinliche Texte, sie prüfen keine Fakten.
• Was Sie eingeben, kann beim Anbieter landen. Das ist das Thema von Modul 3.

Worum es geht

KI kann viel Arbeit abnehmen, wenn man sie für das Richtige einsetzt und ihre Ergebnisse richtig behandelt. Dieses Modul zeigt beides: die guten Einsätze und die Prüfroutine.

Wo KI wirklich hilft

• Erste Entwürfe: E-Mails, Angebotstexte, Stellenanzeigen, Zusammenfassungen langer Dokumente. Sie sparen die leere Seite, nicht das Lesen.
• Umformulieren: Ton anpassen, kürzen, in einfache Sprache übersetzen, Fremdsprachen.
• Strukturieren: Aus Notizen eine Gliederung machen, aus einer Besprechung eine Aufgabenliste.
• Ideen und Varianten: Drei Vorschläge für einen Betreff, fünf Fragen für ein Kundengespräch.
• Routine in Software: Belegerkennung, Terminvorschläge, Rechtschreibung.

Gemeinsam ist allen: Ein Mensch prüft das Ergebnis, bevor es zählt.

Wo KI regelmäßig irrt

• Fakten und Zahlen: Preise, Fristen, Paragraphen, Namen, Adressen, Statistiken. Alles, was man nachschlagen müsste, muss man nachschlagen.
• Quellen: Erfundene Studien, Urteile, Links und Bücher. Ein Titel, der plausibel klingt, existiert oft nicht.
• Rechnen: Sprachmodelle rechnen unzuverlässig, vor allem mit mehreren Schritten. Für Berechnungen nehmen Sie den Taschenrechner oder die Tabelle.
• Aktualität: Das Wissen des Modells hat ein Datum. Neue Gesetze, neue Preise, neue Ansprechpartner kennt es nicht, es sei denn, Sie geben sie ein.
• Kontext: Das System kennt Ihren Betrieb, Ihre Kunden und Ihre Vorgeschichte nicht. Es rät.
• Bilder: Sechs Finger, falsche Logos, erfundene Schilder. Sieht auf den ersten Blick gut aus.

Die Prüfroutine: Vier Fragen

Bevor Sie ein KI-Ergebnis verwenden:

1. Stimmt jede überprüfbare Angabe? Zahlen, Daten, Namen, Paragraphen, Preise nachschlagen.
2. Fehlt etwas Wichtiges? KI lässt gern weg, was unbequem oder unbekannt ist.
3. Passt es zu diesem Fall? Der Text ist allgemein. Ihr Kunde ist konkret.
4. Würde ich das unterschreiben? Wenn nein, ist es nicht fertig.

Je größer die Folgen, desto gründlicher die Prüfung. Eine interne Notiz braucht einen Blick. Ein Angebot, eine Rechtsauskunft oder ein Befund brauchen Fachwissen.

Beispiele

Vertrieb: Der Assistent schreibt ein Angebot mit „Lieferung innerhalb von 5 Werktagen“. Das steht so in keinem Ihrer Standards. Streichen, richtig einsetzen.

Marketing: Ein KI-Text behauptet „nach ISO 9001 zertifiziert“. Der Betrieb ist es nicht. Solche Aussagen sind wettbewerbsrechtlich riskant.

Verwaltung: Die Zusammenfassung einer Besprechung lässt den Einwand einer Kollegin weg. Das Protokoll ist unvollständig.

Technik: Der Assistent erklärt einen Schaltplan überzeugend und falsch. Bei Sicherheitsfragen gilt: Fachwissen und Norm, nicht Chat.

Was Sie mitnehmen

• KI ist gut für Entwürfe, Umformulierungen und Struktur.
• Fakten, Quellen, Rechnungen und Aktualität sind ihre Schwachstellen.
• Vier Fragen vor jeder Verwendung. Ohne Prüfung kein Versand.

Worum es geht

Der häufigste Schaden durch KI im Betrieb ist kein falscher Text, sondern ein Datenabfluss: Kundendaten, Patientendaten oder Vertragsinhalte landen bei einem Anbieter, der damit nichts zu tun hat. Dieses Modul erklärt, welche Daten wohin dürfen.

Drei Arten von KI-Zugängen

1. Öffentliche Dienste ohne Firmenvertrag: Ein Gratis- oder Privatkonto bei einem Chat-Assistenten. Eingaben können gespeichert, von Mitarbeitern des Anbieters gesehen und zum Training verwendet werden. Hier gehören keine vertraulichen Daten hinein.
2. Betriebliche Verträge: Der Betrieb hat einen Vertrag mit Datenschutzgarantien (Auftragsverarbeitungsvertrag), etwa bei Microsoft 365, Google Workspace oder Fachsoftware. Daten werden nicht zum Training verwendet und bleiben unter Kontrolle des Betriebs. Was hier erlaubt ist, legt die Ansprechperson fest.
3. Lokale Systeme: KI, die auf eigenen Geräten oder Servern läuft. Daten verlassen den Betrieb nicht.

Welche Zugänge Ihr Betrieb nutzt und was darin erlaubt ist, steht im KI-Inventar und in der KI-Richtlinie.

Was grundsätzlich nicht in öffentliche Dienste gehört

• Personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Geburtsdaten, Gesundheitsdaten, Gehälter, Bewerbungen, Kundenkonten, alles, was eine Person erkennbar macht. Auch in Anhängen und Screenshots.
• Geschäftsgeheimnisse: Kalkulationen, Verträge, Preislisten, Strategien, Quellcode, Kundenlisten.
• Zugangsdaten: Passwörter, Schlüssel, Kontonummern. Niemals.
• Daten Dritter: Dokumente von Kunden oder Partnern, die Ihnen anvertraut wurden.

Wie Sie trotzdem KI nutzen können

• Anonymisieren: „Ein Kunde aus der Baubranche hat eine Rechnung über einen fünfstelligen Betrag nicht bezahlt. Formuliere eine freundliche Mahnung.“ Kein Name, keine Nummer, kein Datum, das zuordenbar ist.
• Muster statt Fall: Lassen Sie eine Vorlage erstellen und füllen Sie die echten Daten selbst ein.
• Freigegebene Systeme nutzen: Für Arbeit mit echten Daten nur die Systeme aus dem Inventar, die dafür freigegeben sind.
• Nachfragen: Wenn unklar ist, ob etwas hinein darf, fragen Sie die Ansprechperson. Das dauert eine Minute.

Konten

Für dienstliche Zwecke nur betriebliche Konten. Bei privaten Konten gelten die Vertragsbedingungen für Privatpersonen, der Betrieb hat keine Kontrolle über Einstellungen und Daten, und beim Ausscheiden bleibt der Zugang bei der Person. Zugangsdaten werden nicht geteilt.

Wenn etwas schiefgeht

Ist versehentlich etwas Vertrauliches in ein System gelangt: sofort der Ansprechperson melden. Je nach Fall gibt es Meldefristen gegenüber der Datenschutzbehörde (72 Stunden). Wer schnell meldet, hilft dem Betrieb. Wer schweigt, macht es schlimmer. Ehrliche Meldungen werden nicht sanktioniert.

Beispiele

Kanzlei: Eine Mitarbeiterin lädt den Jahresabschluss eines Mandanten in einen öffentlichen Dienst, um ihn erklären zu lassen. Geschäftsgeheimnis und personenbezogene Daten sind beim Anbieter. Das ist ein meldepflichtiger Vorfall.

Praxis: Ein Arztbrief wird per Diktatfunktion der Praxissoftware erstellt, für die ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Das ist in Ordnung, wenn die Software dafür freigegeben ist.

Handwerk: Ein Monteur fotografiert einen Schaltschrank mit Kundenanschrift auf dem Typenschild und fragt einen Chat-Assistenten. Die Anschrift ist ein personenbezogenes Datum. Vorher abdecken oder das Foto zuschneiden.

Handel: Die Kundenliste mit E-Mail-Adressen wird in einen Dienst geladen, um Newsletter-Texte zu erzeugen. Nicht erlaubt. Der Text lässt sich ohne die Liste schreiben.

Was Sie mitnehmen

• Öffentlicher Dienst: keine vertraulichen Daten. Freigegebenes System: nur, was freigegeben ist.
• Anonymisieren und Muster statt Fall.
• Betriebliche Konten. Vorfälle sofort melden.

Worum es geht

Ihr Betrieb hat eine KI-Richtlinie. Sie ist kurz, und sie beantwortet die Fragen, die im Alltag auftauchen: Welche Tools darf ich nutzen? Was mache ich mit einem neuen Tool? Muss ich Kunden sagen, dass KI im Spiel war? Wen frage ich?

Erlaubte Tools

Im KI-Inventar des Betriebs stehen die freigegebenen Systeme mit Zweck und Einschränkungen. Was dort steht, dürfen Sie für diesen Zweck nutzen. Was nicht dort steht, ist nicht freigegeben. Das ist keine Schikane: Jedes Tool hat eine andere Datenlage, und der Betrieb muss wissen, wo seine Daten sind.

Neues Tool gewünscht

Sie sehen ein Tool, das Ihre Arbeit erleichtern würde. Der Weg: kurz die Ansprechperson fragen. Sie prüft Datenlage und Vertrag, nimmt das Tool ins Inventar auf oder erklärt, warum nicht. Das dauert in der Regel wenige Tage. Ein privates Konto zu eröffnen, um die Prüfung zu umgehen, verlagert das Risiko nicht, es versteckt es nur.

Prüfen und Verantwortung

Jedes KI-Ergebnis wird vor der Verwendung geprüft (Modul 2). Die Verantwortung liegt bei der Person, die es verwendet. Das ist nicht neu: Für einen Brief, den Sie unterschreiben, stehen Sie ein, egal ob eine Vorlage, ein Kollege oder ein Programm den Entwurf geliefert hat.

Kennzeichnung gegenüber Kunden

Muss man jeden KI-Entwurf kennzeichnen? Nein. Eine E-Mail, die Sie mit KI-Hilfe formuliert, geprüft und verantwortet haben, ist Ihre E-Mail. Kennzeichnung ist dort geboten, wo Kunden es erwarten oder das Gesetz es verlangt:

• Chatbots: Kunden müssen erkennen können, dass sie mit einer Maschine sprechen.
• Künstlich erzeugte Bilder und Videos, die echt wirken, vor allem wenn Personen dargestellt werden.
• Alles, was täuschen würde: Kunden dürfen nicht glauben, ein Mensch habe etwas geprüft, wenn das nicht stimmt.

Im Zweifel gilt: Kunden nicht täuschen. Die Richtlinie Ihres Betriebs regelt die Details.

Entscheidungen über Menschen

Bewerbungen sortieren, Leistungen bewerten, Kreditwürdigkeit einschätzen, Behandlungen vorschlagen: Solche Einsätze sind rechtlich besonders geregelt und in manchen Fällen als Hochrisiko eingestuft. Ohne Abstimmung mit der Ansprechperson und ohne menschliche Letztentscheidung setzt der Betrieb KI dafür nicht ein.

Die Ansprechperson

In Richtlinie und Schulungskonzept steht, wer im Betrieb für KI verantwortlich ist. Diese Person beantwortet Fragen, gibt Tools frei und nimmt Vorfälle entgegen. Wenn Sie unsicher sind, ist Fragen immer richtig.

Verstöße

Wer die Regeln missachtet, riskiert Schäden für Kunden und Betrieb und arbeitsrechtliche Folgen. Wer einen Fehler macht und ihn meldet, hilft dem Betrieb. Die Richtlinie unterscheidet das ausdrücklich.

Beispiele

Marketing: Sie generieren ein Foto einer „zufriedenen Kundin“ für die Website. Wirkt echt, ist erfunden. Entweder kennzeichnen oder ein echtes Foto mit Einwilligung.

Büro: Sie antworten Kunden mit einem geprüften KI-Entwurf. Keine Kennzeichnung nötig, die Antwort ist Ihre.

Personal: Eine Kollegin will Bewerbungen von einem Tool bewerten lassen. Das gehört vorher zur Ansprechperson, und ein Mensch entscheidet.

Technik: Ein Lehrling nutzt privat ein Tool für Berechnungen im Betrieb. Er ist nicht „schuld“, aber der Betrieb muss es wissen: Tool melden, Freigabe klären.

Was Sie mitnehmen

• Nur freigegebene Tools, neue Tools über die Ansprechperson.
• Prüfen, verantworten, Kunden nicht täuschen.
• Entscheidungen über Menschen nur mit Mensch.

Worum es geht

Sie müssen kein Jurist werden. Aber Sie sollten wissen, welche Regeln den Einsatz von KI im Betrieb bestimmen, damit Sie erkennen, wann eine Frage zur Ansprechperson gehört. Dieses Modul ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Die KI-Verordnung der EU

Die Verordnung (EU) 2024/1689 gilt in allen EU-Ländern unmittelbar. Sie teilt KI-Einsätze nach Risiko ein:

• Verboten: etwa Sozialbewertung von Personen oder manipulative Systeme. Für normale Betriebe kein Thema.
• Hochrisiko: KI in Bereichen wie Personalauswahl, Kreditvergabe, Bildung, kritischer Infrastruktur, Medizinprodukten. Dafür gelten ab Ende 2027 beziehungsweise 2028 umfangreiche Pflichten. Wer so etwas einsetzen will, klärt es vorher mit der Ansprechperson.
• Transparenzpflichten: Chatbots müssen erkennbar sein, künstlich erzeugte Inhalte in bestimmten Fällen gekennzeichnet werden.
• Alle Betreiber: Wer KI beruflich einsetzt, muss seit 2. Februar 2025 Maßnahmen für die KI-Kompetenz der Personen treffen, die damit arbeiten (Artikel 4). Diese Schulung ist genau so eine Maßnahme. Seit dem Digital Omnibus vom Juli 2026 ist es eine Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, kein bestimmtes Niveau zu garantieren.

Ein direktes Bußgeld für fehlende Schulung gibt es nicht. Aber Behörden können Maßnahmen verlangen, und im Schadensfall zählt, ob der Betrieb seine Leute geschult hat.

Datenschutz (DSGVO)

Die DSGVO gilt für jede Verarbeitung personenbezogener Daten, auch durch KI. Das Wichtigste für den Alltag:

• Personenbezogene Daten nur in Systeme mit passender Rechtsgrundlage und Vertrag (Modul 3).
• Betroffene haben Rechte, etwa auf Auskunft und Löschung. Was in einem fremden System liegt, kann der Betrieb nicht löschen.
• Datenpannen sind innerhalb von 72 Stunden meldepflichtig, wenn ein Risiko für Betroffene besteht. Deshalb: Vorfälle sofort intern melden.
• Bußgelder nach der DSGVO sind real und werden auch gegen kleine Betriebe verhängt.

Urheberrecht

• Texte und Bilder, die Sie in KI-Systeme laden, können urheberrechtlich geschützt sein. Fremde Inhalte nicht ohne Erlaubnis hochladen.
• KI-erzeugte Werke sind in der EU in der Regel nicht selbst urheberrechtlich geschützt. Konkurrenz kann sie verwenden.
• KI-Bilder und -Texte können bestehenden Werken ähneln. Vor einer breiten Nutzung (Logo, Kampagne) prüfen lassen.

Wettbewerbsrecht

Aussagen in KI-Texten müssen stimmen. „Zertifiziert“, „Testsieger“, „klimaneutral“, „garantiert“: Wer das ungeprüft veröffentlicht, riskiert Abmahnungen. Ehrliche Werbung war schon vor der KI Pflicht.

Haftung

Für Fehler haftet der Betrieb gegenüber Kunden, nicht der KI-Anbieter. Gegenüber dem Betrieb kann eine Person haften, die grob gegen Regeln verstößt. Die Richtlinie und diese Schulung sind der Rahmen, in dem Sie sicher arbeiten.

Für Österreich und Deutschland

• Österreich: Anlaufstelle ist die KI-Servicestelle der RTR. Sie empfiehlt eine KI-Strategie, eine Richtlinie, ein Schulungskonzept und die Dokumentation der Schulungen pro Person. Die Datenschutzbehörde ahndet Datenschutzverstöße.
• Deutschland: Zuständig ist die Bundesnetzagentur. Ihr Hinweispapier nennt, was dokumentiert werden soll: Art, Umfang und Teilnehmende der Maßnahmen. Datenschutz überwachen die Landesdatenschutzbehörden.

Was Sie mitnehmen

• KI-Kompetenz ist seit Februar 2025 Pflicht. Diese Schulung erfüllt sie und wird dokumentiert.
• Datenschutz ist die häufigste Falle. Modul 3 gilt immer.
• Urheberrecht und Werbeaussagen: prüfen, bevor es öffentlich wird.
• Bei Unsicherheit: Ansprechperson fragen.

Damit ist die Grundschulung abgeschlossen. Es folgt die Lernkontrolle mit zehn Fragen.