Branchenmodul: Kanzlei, Steuerberatung, Notariat

Worum es geht

In einer Kanzlei ist fast alles, was Sie bearbeiten, vertraulich: Mandantenakten, Verträge, Steuerdaten, Schriftsätze. Gleichzeitig ist KI hier besonders nützlich, weil viel Text entsteht. Dieses Modul zeigt, wo die Grenze verläuft, damit Sie KI nutzen können, ohne die Verschwiegenheit oder eine Frist zu riskieren.

Wo KI in der Kanzlei steckt

• Kanzleisoftware mit Diktat, Zusammenfassung, Belegerkennung und Buchungsvorschlägen.
• Chat-Assistenten für Formulierungen, Übersetzungen, Recherche-Einstiege.
• Juristische Datenbanken mit KI-Suche und Antwortfunktion.
• E-Mail- und Office-Programme, die Antworten und Texte vorschlagen.
• Übersetzer für Mandanten und fremdsprachige Unterlagen.

Verschwiegenheit ist die erste Regel

Rechtsanwältinnen, Steuerberater und Notare unterliegen einer berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht; in Deutschland ist ihre Verletzung außerdem strafbar (§ 203 StGB), in Österreich gelten die Berufsgesetze (etwa RAO, WTBG, Notariatsordnung). Diese Pflicht gilt für alle in der Kanzlei, auch für Sekretariat, Buchhaltung, Lehrlinge und Aushilfen.

Für KI heißt das:

• Mandantendaten, Akteninhalte, Verträge und Steuerunterlagen gehören nur in Systeme, die die Kanzlei dafür freigegeben hat und mit denen ein Vertrag mit Datenschutz- und Vertraulichkeitsgarantien besteht (Auftragsverarbeitung, keine Nutzung für Training).
• In öffentliche Chat-Dienste ohne Firmenvertrag gehören keine Mandantendaten. Auch nicht „nur der Sachverhalt ohne Namen“, wenn der Fall daraus erkennbar bleibt.
• Wer einen Text mit KI-Hilfe formulieren will, entfernt vorher Namen, Adressen, Aktenzeichen, Beträge und alles, was den Mandanten erkennbar macht, oder nutzt das freigegebene System der Kanzlei.

Erfundene Paragraphen, Urteile und Aktenzeichen

Sprachmodelle erzeugen glaubwürdige Rechtsangaben, die es nicht gibt: Paragraphen mit falschem Inhalt, Urteile mit erfundenen Aktenzeichen, Fristen, die nicht stimmen. Gerichte in mehreren Ländern haben Anwälte dafür sanktioniert, dass sie solche Zitate ungeprüft in Schriftsätze übernommen haben.

Regel: Jede Rechtsangabe aus einer KI wird an der Primärquelle geprüft (Gesetzestext, Entscheidungsdatenbank, Kommentar), bevor sie in einen Schriftsatz, ein Gutachten oder eine Auskunft kommt. Das gilt auch für Steuersätze, Freibeträge, Abgabetermine und Verjährungsfristen. KI hilft beim Finden und Formulieren, nicht beim Belegen.

Fristen und Zahlen

• Fristen werden nie aus einer KI-Antwort übernommen, sondern aus Gesetz, Bescheid oder Fristenkalender.
• Berechnungen (Steuern, Zinsen, Kostennoten, Verteilungen) werden mit dem Fachprogramm oder von Hand nachgerechnet. Sprachmodelle rechnen unzuverlässig, auch wenn das Ergebnis sauber aussieht.
• Zusammenfassungen langer Unterlagen können Entscheidendes weglassen oder umdrehen („nicht“ fehlt). Bei rechtlich relevanten Texten wird das Original gelesen.

Mandanten und Kennzeichnung

Ein Schreiben, das Sie mit KI-Hilfe entworfen, geprüft und verantwortet haben, ist Ihr Schreiben. Kennzeichnung ist nicht nötig. Mandanten dürfen aber nicht getäuscht werden: Wer nach der Arbeitsweise fragt, bekommt eine ehrliche Antwort. Manche Mandanten oder Mandatsverträge schließen den Einsatz externer KI-Dienste aus. Das steht im Inventar und in der Richtlinie der Kanzlei.

Fünf Regeln für den Kanzleialltag

1. Mandantendaten nur in freigegebene Systeme mit Vertrag. Im Zweifel anonymisieren oder fragen.
2. Jede Rechtsangabe, jedes Zitat, jede Frist an der Quelle prüfen.
3. Zahlen mit dem Fachprogramm rechnen, nicht mit dem Chat.
4. Nur Kanzleikonten, keine privaten Zugänge.
5. Versehentlich eingegebene Mandantendaten sofort melden, damit die Kanzlei Meldepflichten prüfen kann.

Beispiele

Sekretariat: Ein Mandant schickt einen Vertrag, Sie sollen ihn „kurz zusammenfassen lassen“. Der Weg: nur im freigegebenen Kanzleisystem, sonst gar nicht.

Steuerberatung: Der Assistent nennt einen Freibetrag mit Betrag und Paragraph. Beides stimmt für das Vorjahr, nicht für dieses. Nachschlagen war richtig.

Rechtsanwalt: Für einen Schriftsatz liefert die KI drei Urteile. Zwei existieren, eines ist erfunden. Ohne Prüfung wäre das Aktenzeichen im Schriftsatz gelandet.

Notariat: Die Diktatfunktion schreibt „zur Hälfte“ statt „zu einem Viertel“. Ein Wort, ein anderes Ergebnis. Gegenlesen bleibt Pflicht.

Was Sie mitnehmen

• Verschwiegenheit gilt auch gegenüber KI-Diensten: nur freigegebene Systeme, sonst anonymisieren.
• Rechtsangaben, Zitate, Fristen und Zahlen werden immer an der Quelle geprüft.
• Vorfälle melden, nicht verstecken.