Artikel 4 KI-Verordnung: Was die KI-Kompetenzpflicht verlangt und wie Sie sie an einem Nachmittag erfüllen

Artikel 4 in drei Sätzen

Artikel 4 der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) verlangt von Anbietern und Betreibern von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, damit ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen; dabei sind Vorwissen, Ausbildung und Schulung dieser Personen sowie der Einsatzkontext zu berücksichtigen. Die Pflicht gilt seit 2. Februar 2025 unmittelbar in jedem EU-Land, ohne nationales Umsetzungsgesetz und ohne Untergrenze bei der Betriebsgröße. Seit dem Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744, Juli 2026) ist sie ausdrücklich als Bemühenspflicht gefasst: Sie schulden angemessene Maßnahmen, kein bestimmtes Ergebnis, und ein Bußgeld unmittelbar wegen Artikel 4 gibt es nicht.

Wer nur wissen wollte, was drinsteht: Das war es. Wer wissen will, was das für den eigenen Betrieb bedeutet und wie man es mit möglichst wenig Aufwand belegt, liest weiter.

Für wen Artikel 4 gilt

Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4 jeder, der ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet. Die Steuerkanzlei, die mit ChatGPT Schreiben formuliert, ist Betreiberin. Der Installateur, dessen Büro mit Copilot Angebote vorformuliert, ist Betreiber. Die Agentur mit KI-Übersetzer und KI-Bildgenerator ist Betreiberin. Auch Einzelunternehmer sind Betreiber, wenn sie KI beruflich nutzen.

KI-System ist nach Art. 3 Nr. 1 ein maschinengestütztes System, das aus Eingaben Ergebnisse wie Texte, Empfehlungen oder Entscheidungen ableitet. ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude, KI-Übersetzer, Bildgeneratoren und KI-Funktionen in Fachsoftware (Kanzleisoftware, CRM, Buchhaltung) fallen darunter. Wer unsicher ist, ob eine Funktion schon KI ist, fragt den Hersteller und nimmt sie ins Inventar auf.

Anbieter sind Betriebe, die KI-Systeme entwickeln und in Verkehr bringen. Für die meisten Kleinbetriebe ist die Betreiberrolle die relevante.

Was Artikel 4 verlangt, und was nicht

Verlangt sind Maßnahmen, die zur Rolle der Personen und zum Einsatz passen: Wer nur gelegentlich Texte formulieren lässt, braucht weniger als die Person, die Kundendaten in ein KI-Werkzeug eingibt oder KI-Ergebnisse an Kunden weitergibt. Der Wortlaut nennt keine Mindestdauer, keinen Inhalt, kein Format, kein Zertifikat und keine Dokumentationspflicht.

Die Dokumentation ergibt sich aus der Praxis: Wer eine Maßnahme nicht belegen kann, hat sie im Zweifel nicht getroffen. Deshalb empfehlen Bundesnetzagentur, RTR und Wirtschaftskammer übereinstimmend, festzuhalten, wer wann zu welchen Inhalten wie lange und mit welchem Ergebnis geschult wurde. Ein Zertifikat ist nicht Pflicht, und es gibt keine amtlich anerkannten Zertifikate; ein Nachweis pro Person ist trotzdem das, was in der Praxis verlangt wird.

Was passiert, wenn Sie nichts tun

Ehrlich: Artikel 4 steht nicht im Bußgeldkatalog des Art. 99, und seit dem Digital Omnibus ist er eine Bemühenspflicht. Eine Behörde kann Sie nicht allein wegen einer fehlenden KI-Schulung bestrafen. Das Risiko liegt an anderen Stellen:

• Datenschutz: Landen personenbezogene Daten von Kunden oder Mitarbeitenden in einem fremden KI-System, verhängt die Datenschutzbehörde sehr wohl Bußgelder. Die Schulung ist das Mittel, das genau das verhindert, und der Nachweis zeigt, dass Sie es versucht haben.
• Haftung: Im Schadensfall (falsche KI-Auskunft an Kunden, fehlerhaftes Angebot, verletzte Geheimhaltung) wird gefragt, ob die handelnde Person geschult war. Ohne Nachweis steht der Betrieb schlechter da.
• Ausschreibungen und Auftraggeber: Öffentliche Stellen und größere Unternehmen fragen den Nachweis zunehmend in Lieferantenfragebögen ab.
• Versicherer und Datenschutzbeauftragte: Cyber- und Haftpflichtversicherer sowie externe Datenschutzbeauftragte fragen bei der Prüfung nach Richtlinie und Schulungsnachweis.
• Aufsicht: Seit 2. August 2026 sind die nationalen Marktüberwachungsbehörden zuständig, in Österreich die RTR mit der KI-Servicestelle, in Deutschland die Bundesnetzagentur. Eine flächendeckende Prüfung von Kleinbetrieben ist nicht bekannt; wer gefragt wird, sollte aber antworten können.

Was die Behörden empfehlen

Die Bundesnetzagentur hat im Juni 2025 ein Hinweispapier zur KI-Kompetenz veröffentlicht. Es nennt für die Dokumentation je Maßnahme: Art, Inhalt, Dauer, Datum, Teilnehmende und Ergebnis.

Die KI-Servicestelle der RTR empfiehlt österreichischen Betrieben eine schriftliche KI-Strategie, eine KI-Richtlinie, ein Schulungskonzept, eine Erhebung der verwendeten Software mit KI-Funktionen und die Dokumentation der Schulung je Person (Art, Anbieter, Inhalt, Ziel, Zeitpunkt, Wiederholungen). Ihre Kernfrage: Welche Mitarbeitenden wurden wann, wie oft, zu welchen Themen und von wem geschult?

Die Wirtschaftskammer Österreich ergänzt in ihren KI-Guidelines (3. Auflage 2026) eine Liste der genehmigten KI-Werkzeuge nach Abteilung und Verwendungszweck sowie einen Freigabeprozess mit Ansprechperson.

Alle drei beschreiben denselben Ordner: Inventar, Richtlinie, Schulungskonzept, Schulung mit Nachweis pro Person, Wiederholung. Die Quellen mit Prüfdatum stehen unter Rechtsstand.

So erfüllen Sie Artikel 4 an einem Nachmittag

Ein Betrieb mit fünf Personen braucht dafür etwa zwei Stunden, verteilt auf die Inhaberin und die Mitarbeitenden.

1. KI-Inventar (30 Minuten): Welche Werkzeuge mit KI-Funktionen sind im Einsatz, wofür, wer nutzt sie, welche Daten gehen hinein? Auch Standardsoftware zählt.
2. KI-Richtlinie und Schulungskonzept (20 Minuten): Regeln für den Umgang, vor allem mit Kunden- und Personaldaten (nur Firmenkonten, keine personenbezogenen Daten in fremde Systeme, Ergebnisse prüfen, Kennzeichnung), eine Ansprechperson, und wer welche Schulungsstufe braucht.
3. Schulung mit Lernkontrolle (20 Minuten pro Person): Grundlagen, Halluzinationen, Datenweitergabe, Prüfen von Ergebnissen, Kennzeichnung, ein kurzes Quiz. Zertifikat pro Person.
4. Register und Ordner (10 Minuten): Je Person Rolle, Datum, Dauer, Inhalt, Ergebnis, nächste Auffrischung in zwölf Monaten. Richtlinie unterschreiben lassen, alles als PDF ablegen.

Wer diesen Ordner hat, kann jede Frage einer Behörde, eines Auftraggebers, eines Versicherers oder eines Datenschutzbeauftragten in fünf Minuten beantworten.

Kostenlos: Leitfaden, Vorlagen, Kurs

• Leitfaden zur KI-Kompetenzpflicht: was gilt, wer betroffen ist, was Bundesnetzagentur und RTR empfehlen, wie der Ordner aufgebaut wird. 12 Seiten als PDF, ohne Anmeldung.
• Vorlagen: Schulungsregister mit den Feldern der Bundesnetzagentur und KI-Inventar, als Word und Excel, ohne Anmeldung.
• Kurs zur KI-Kompetenz: 20 Minuten, fünf Module, Lernkontrolle mit zehn Fragen, Zertifikat pro Person. Der Kursinhalt ist öffentlich einsehbar.

Wenn es automatisch gehen soll: Verbrieft

Verbrieft ist der Nachweis-Ordner zu Artikel 4 für Betriebe mit 1 bis 50 Personen. Sie tragen Ihren Betrieb und Ihre Werkzeuge ein; Verbrieft erstellt daraus KI-Inventar, KI-Richtlinie und Schulungskonzept, lädt Ihre Leute zum 20-Minuten-Kurs ein, führt das Schulungsregister mit den Feldern der Bundesnetzagentur, erinnert nach zwölf Monaten an die Auffrischung und exportiert alles als PDF-Ordner.

Kurs und Zertifikat für eine Person sind kostenlos. Den vollständigen Ordner testen Sie 14 Tage; danach kostet er ab 79 € pro Jahr und Betrieb, mit 30 Tagen Geld-zurück. Keine Panikmache: Wir sagen auf jeder Seite dazu, dass Artikel 4 eine Bemühenspflicht ohne direktes Bußgeld ist. Preise und Testzugang.

Häufige Fragen zu Artikel 4

• Was steht genau in Artikel 4?
• Ab wann gilt die KI-Schulungspflicht?
• Für wen gilt die KI-Kompetenzpflicht?
• Gibt es ein Bußgeld?
• Ist eine KI-Richtlinie Pflicht?
• Wie oft muss geschult werden?
• Was ist ein KI-Kompetenznachweis?

Quellen

• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 3 Nr. 1, 4 und 56, Art. 4, Art. 99, Art. 113
• Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus), Juli 2026, mit den Änderungen zu Art. 4
• Bundesnetzagentur, Hinweispapier zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung, Juni 2025
• RTR, KI-Servicestelle: KI-Kompetenz nach Art. 4 und FAQ
• WKO, KI-Guidelines, 3. Auflage 2026
• Europäische Kommission, Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz, Stand Juli 2026