Was ist ein KI-Kompetenznachweis und was muss dokumentiert werden?
Kurzantwort: Ein KI-Kompetenznachweis ist keine Urkunde, sondern eine Dokumentation: Sie zeigt, welche Maßnahmen Ihr Betrieb für wen, wann und mit welchem Inhalt gesetzt hat. Ein Zertifikat pro Person ist ein praktischer Teil davon, aber nicht Pflicht. Die Behörden akzeptieren interne Aufzeichnungen.
Was die Behörden erwarten
Bundesnetzagentur (Deutschland), Hinweispapier Juni 2025: Dokumentieren Sie die Art der Maßnahmen, den inhaltlichen und zeitlichen Umfang und die teilnehmenden Personen. Vorher gehört eine Bedarfsermittlung dazu: Welche Personen nutzen welche KI-Systeme, zu welchem Zweck, mit welchen Risiken. Maßnahmen sollen regelmäßig aufgefrischt werden. Es gibt keine Zertifizierungspflicht und keine Pflicht zu einem KI-Beauftragten. Fehlende Maßnahmen können aber als Verletzung der Sorgfaltspflicht gewertet werden.
RTR, KI-Servicestelle (Österreich): Empfohlen werden eine schriftliche KI-Strategie, eine KI-Richtlinie und ein Schulungskonzept. Pro Person sollen Art, Anbieter, Inhalt, Ziel, Zeitpunkt und Wiederholungen der Schulung festgehalten werden. Dazu eine Erhebung, welche Software mit KI-Funktionen im Betrieb tatsächlich verwendet wird.
Europäische Kommission, Fragenkatalog: Ein Zertifikat ist nicht nötig. Organisationen können ein internes Verzeichnis der Schulungen führen. Wissen muss nicht geprüft werden, ein kurzer Test hilft aber beim Nachweis.
WKO, KI-Guidelines (3. Auflage 2026): Arten, Inhalte, Zeitpunkte und geschulte Personen dokumentieren, dazu eine Liste genehmigter KI-Tools nach Abteilung und Verwendungszweck, ein Freigabeprozess und eine Ansprechperson.
Die Liste zum Abhaken
Bedarf und Inventar
- Welche KI-Systeme sind im Einsatz (Name, Anbieter, Zweck, Abteilung)?
- Wer nutzt sie, in welcher Rolle?
- Werden personenbezogene Daten verarbeitet?
- Welche Risiken gibt es (Fehler, Daten, Haftung)?
Maßnahme
- Art (Online-Kurs, interne Unterweisung, Workshop)
- Inhalt (Themen, Module)
- Dauer
- Datum
- Anbieter oder interne Person
- Teilnehmende mit Rolle
- Lernkontrolle (Quiz, Test) und Ergebnis
- Nachweisart (Zertifikat, Teilnahmeliste)
Regeln und Wiederholung
- KI-Richtlinie oder Nutzungsregeln, vor allem für personenbezogene Daten
- Wer ist verantwortlich?
- Wann wird aufgefrischt, was löst eine Auffrischung aus (neues Tool, neue Person)?
- Ablageort der Dokumentation
Format
Ein Ordner mit PDF-Dokumenten reicht. Wichtig ist, dass er vollständig, datiert und auffindbar ist. Wer nach dem Nachweis fragt, ist selten die Behörde, sondern der Datenschutzbeauftragte, die Kammer, die Versicherung oder ein Auftraggeber. Denen sollte man ihn in einer Minute schicken können.
Was das für Ihren Betrieb heißt
Wenn Sie schon geschult haben, aber nur eine Excel-Liste führen, ergänzen Sie die fehlenden Felder aus der Liste oben. Wenn Sie noch nichts haben, beginnen Sie mit dem Inventar: Es beantwortet die Frage „Ist das überhaupt KI?“ und legt fest, wer geschult werden muss.
Quellen
- Bundesnetzagentur, Hinweispapier „KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO“, Juni 2025
- RTR, KI-Servicestelle: KI-Kompetenz nach Art. 4 und FAQ
- Europäische Kommission, Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz, Stand Juli 2026
- WKO, KI-Guidelines, 3. Auflage 2026