Für wen gilt die KI-Kompetenzpflicht? Auch für Kleinbetriebe und Einzelunternehmer?

Kurzantwort: Ja. Anders als manche andere Pflichten der KI-Verordnung kennt Art. 4 keine Ausnahme für kleine Betriebe. Er gilt für jeden Betreiber, also jeden, der ein KI-System im beruflichen Kontext einsetzt, egal ob mit drei oder dreihundert Leuten.

Wer „Betreiber“ ist

Die Verordnung nennt Betreiber (im englischen Text „deployer“) jede natürliche oder juristische Person, Behörde oder Einrichtung, die ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet. Ausgenommen ist nur die persönliche, nicht berufliche Nutzung. Wer ChatGPT zu Hause für die Urlaubsplanung nutzt, ist kein Betreiber. Wer damit im Betrieb E-Mails an Kunden schreibt, ist einer.

Typische Betreiber im Kleinbetrieb:

• Steuerberatungskanzleien und Rechtsanwälte mit KI-Recherche, KI-Diktat oder KI-Funktionen in der Kanzleisoftware
• Arztpraxen, Physiotherapie, Pflege mit KI-Dokumentation oder KI-Telefonassistenten
• Handwerksbetriebe, deren Bürosoftware Angebote oder Rechnungen mit KI erstellt
• Handel und Gastronomie mit KI-Chatbots auf der Website oder KI-gestütztem Marketing
• Agenturen und IT-Dienstleister, die Texte, Bilder oder Code mit KI erzeugen

Wer geschult werden muss

Die Pflicht betrifft „das Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind“. Also nicht automatisch alle Beschäftigten, sondern die, die tatsächlich mit KI arbeiten. In der Praxis ist es in kleinen Betrieben oft einfacher, alle zu schulen, als für jede Person einzeln zu prüfen, ob sie irgendwo eine KI-Funktion nutzt.

Auch Aushilfen, Freelancer und Praktikanten zählen, wenn sie für den Betrieb KI nutzen.

Einzelunternehmer

Ein Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter ist Betreiber, sobald er KI beruflich nutzt. Die Kompetenzpflicht betrifft dann ihn selbst und alle, die für ihn mit KI arbeiten. Sinnvoll ist eine kurze Grundschulung mit Nachweis für sich selbst, auch weil Kunden, Versicherungen und Datenschutzbeauftragte inzwischen danach fragen.

Wer nicht betroffen ist

Betriebe, die bewusst keine KI-Systeme einsetzen. Aber Vorsicht: Sobald jemand im Betrieb Copilot in Office, einen KI-Übersetzer oder einen KI-Chat auf der Website nutzt, ist die Pflicht da. Viele Betriebe entscheiden sich deshalb für eine Grundschulung, bevor es jemand ungefragt tut.

Was das für Ihren Betrieb heißt

Prüfen Sie ehrlich, welche Software KI-Funktionen hat. Erfassen Sie, wer damit arbeitet. Schulen Sie diese Personen kurz und passend zur Rolle. Halten Sie fest, was Sie getan haben. Mehr braucht es für einen Kleinbetrieb nicht.

Quellen

• Art. 3 Nr. 4 (Betreiber) und Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689
• Europäische Kommission, Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz, Stand Juli 2026
• Bundesnetzagentur, Hinweispapier „KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO“, Juni 2025
• WKO, Fragen und Antworten „KI meets KMU“