Ist eine KI-Richtlinie für Unternehmen Pflicht? Richtlinie oder Betriebsvereinbarung?

Kurzantwort: Eine KI-Richtlinie ist keine gesetzliche Pflicht aus Art. 4. Sie ist aber die einfachste Art, drei Dinge auf einmal zu erledigen: klare Regeln für Mitarbeiter, Datenschutz absichern und die Kompetenzmaßnahme dokumentieren. Die RTR empfiehlt sie ausdrücklich, die WKO stellt ein Muster bereit, und die deutsche Datenschutzkonferenz rät zu Leitfäden und Schulungen.

Was eine KI-Richtlinie für einen Kleinbetrieb enthält

Eine bis drei Seiten reichen. Bewährte Punkte:

1. Geltungsbereich: für wen, für welche Tätigkeiten.
2. Erlaubte Tools: eine Liste der freigegebenen KI-Systeme mit Zweck. Alles andere ist nicht erlaubt oder braucht eine Freigabe.
3. Konten: nur betriebliche Konten, keine privaten Logins für dienstliche Zwecke. Das rät die Datenschutzkonferenz.
4. Daten: welche Daten nie in KI-Systeme dürfen (personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse, Kundendaten), welche mit Vorsicht.
5. Prüfen: KI-Ergebnisse werden vor Verwendung geprüft, Verantwortung bleibt bei der Person.
6. Kennzeichnung: wann KI-erzeugte Inhalte gegenüber Kunden gekennzeichnet werden.
7. Zuständigkeit: eine Ansprechperson für Fragen und Freigaben.
8. Schulung: Verweis auf die Schulungspflicht und den Rhythmus.
9. Verstöße: was passiert, wenn Regeln missachtet werden.
10. Version und Datum, damit man später weiß, welche Fassung galt.

Richtlinie oder Betriebsvereinbarung?

Eine Richtlinie kann der Betrieb einseitig erlassen (Weisungsrecht). Gibt es einen Betriebsrat, kann die Einführung von KI-Systemen mitbestimmungspflichtig sein, in Deutschland nach § 87 BetrVG, in Österreich nach dem ArbVG, vor allem wenn Verhalten oder Leistung der Beschäftigten überwacht werden könnten. Dann ist eine Betriebsvereinbarung der richtige Weg. Für Kleinbetriebe ohne Betriebsrat reicht die Richtlinie, idealerweise mit Kenntnisnahme der Mitarbeiter.

Der häufigste Fehler

Eine Richtlinie aus dem Internet herunterladen, unterschreiben und ablegen, ohne dass sie zum Betrieb passt oder jemand sie kennt. Eine Richtlinie wirkt nur, wenn sie die tatsächlich genutzten Tools nennt und in der Schulung vorkommt.

Was das für Ihren Betrieb heißt

Nutzen Sie ein Muster, aber füllen Sie es mit Ihrem Inventar: Welche Tools, welche Daten, welche Ansprechperson. Verbinden Sie Richtlinie und Schulung, dann zahlt beides auf den Nachweis ein.

Quellen

• RTR, KI-Servicestelle: Empfehlung einer KI-Policy
• WKO, KI-Guidelines, 3. Auflage 2026, Muster-Richtlinie
• Datenschutzkonferenz (DSK), Orientierungshilfe KI und Datenschutz, Mai 2024, Rn. 46
• GDD, Musterrichtlinie „Einsatz von Künstlicher Intelligenz“