KI-Richtlinie für den Betrieb: Was hineingehört, was nicht, und wo die Vorlage liegt

Kurzantwort: Eine KI-Richtlinie ist die Betriebsregel für den Umgang mit ChatGPT, Copilot, Übersetzern, Bildgeneratoren und den KI-Funktionen in vorhandener Software. Kein Gesetz schreibt ihren Wortlaut vor. Die KI-Servicestelle der RTR empfiehlt sie als Baustein der KI-Kompetenz nach Art. 4 der KI-Verordnung, und Auftraggeber, Versicherer und Datenschutzbeauftragte fragen sie ab. Für einen Betrieb mit acht Personen reicht eine Seite mit sieben Punkten. Eine ausgefüllte Vorlage als Word-Datei gibt es kostenlos unter Vorlagen.

Warum eine Seite reicht

Eine Richtlinie wirkt nur, wenn die Leute sie kennen. Ein zwölfseitiges Dokument aus einem Konzern-Muster liest im Kleinbetrieb niemand, und im Vorfall hilft es nicht, weil keiner sagen kann, was darin stand. Eine Seite mit klaren Sätzen, die beim Anlegen des Betriebs entsteht und bei der Schulung besprochen wird, ist im Ernstfall mehr wert. Wer später wächst oder Hochrisiko-Systeme einsetzt, erweitert sie.

Die sieben Punkte

1. Zweck und Geltung. Für wen die Regel gilt: alle, die im Auftrag des Betriebs mit KI-Werkzeugen arbeiten, auch Teilzeitkräfte, Aushilfen und externe Dienstleister mit Zugang zu den Systemen.
2. Freigegebene Werkzeuge. Die Liste der Dienste, die benutzt werden dürfen, mit dem Konto, über das sie laufen (Firmenkonto, nicht privat). Alles, was nicht auf der Liste steht, ist erst nach Freigabe erlaubt. Diese Liste ist zugleich das KI-Inventar.
3. Daten, die nicht hinein dürfen. Personenbezogene Daten von Kunden und Beschäftigten, Gesundheitsdaten, Vertragsinhalte, Preise, Zugangsdaten und Geschäftsgeheimnisse gehören nur in Werkzeuge mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und abgeschalteter Trainingsnutzung. In öffentliche Dienste ohne Vertrag gehört nichts davon.
4. Prüfung der Ergebnisse. KI-Texte, Zahlen, Übersetzungen und Rechtsaussagen werden geprüft, bevor sie an Kunden gehen oder Entscheidungen tragen. Die Verantwortung bleibt bei der Person, die das Ergebnis verwendet.
5. Entscheidungen über Menschen. Bewerbungen, Kündigungen, Kreditwürdigkeit, Leistungsbeurteilung: keine automatischen Entscheidungen, ein Mensch entscheidet und kann es begründen.
6. Vorfälle melden. Wer versehentlich Daten eingegeben hat oder ein falsches Ergebnis entdeckt, meldet es sofort an die genannte Person. Wer meldet, hat keinen Nachteil. Diese Regel verhindert, dass Fehler versteckt werden.
7. Schulung und Nachweis. Wer ein KI-Werkzeug nutzt, hat vorher die Grundschulung gemacht, wiederholt sie jährlich und bei neuen Werkzeugen. Jede Maßnahme wird im Schulungsregister festgehalten.

Dazu gehören die Unterschrift oder Bestätigung der Geschäftsführung, das Datum, eine Versionsnummer und der Name der verantwortlichen Person. Ohne Datum und Version lässt sich später nicht zeigen, welche Fassung galt.

Was nicht hineingehört

• Bußgeld-Rhetorik. Für Art. 4 gibt es kein direktes Bußgeld; seit dem Digital Omnibus 2026 ist die Kompetenzpflicht eine Bemühenspflicht. Wer in der Richtlinie mit 35 Millionen Euro droht, hat den falschen Artikel abgeschrieben.
• Ethik-Präambeln. Absätze über Menschenwürde und Transparenz aus Konzern-Leitbildern helfen der Bürokraft nicht bei der Frage, ob der Kundenvertrag in den Übersetzer darf.
• Werkzeugverbote pauschal. „KI ist verboten“ treibt die Nutzung in private Konten. Die Richtlinie soll den freigegebenen Weg zeigen, nicht den Umweg erzwingen.

Wie die Richtlinie mit Artikel 4 zusammenhängt

Art. 4 der KI-Verordnung verlangt Maßnahmen, damit die Personen, die mit KI-Systemen arbeiten, ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz haben, passend zu Rolle und Einsatz. Die Richtlinie ist die schriftliche Form der betrieblichen Regeln; die Schulung vermittelt sie; das Register belegt, wer wann geschult wurde. Die Bundesnetzagentur nennt in ihrem Hinweispapier für die Dokumentation die Art der Maßnahme, ihren inhaltlichen und zeitlichen Umfang und die Teilnehmenden; Datum und Ergebnis ergänzen wir, damit der Nachweis im Vorfall etwas belegt. Die KI-Servicestelle der RTR in Österreich empfiehlt ausdrücklich Richtlinie, Schulungskonzept und Nachweis je Person.

Vorlage und Abkürzung

• Kostenlos: die KI-Richtlinie als Word-Vorlage mit Ausfüllfeldern, dazu Schulungsregister und KI-Inventar als Excel, ohne Anmeldung unter Vorlagen.
• Ausgefüllt: das Komplettpaket mit der Richtlinie eines Musterbetriebs, Kommentaren je Branche, Schulungskonzept und Mitarbeiterinformation, 24 € inklusive Umsatzsteuer.
• Automatisch: Verbrieft erzeugt die Richtlinie aus den Angaben Ihres Betriebs beim Anlegen, hält sie mit dem Inventar zusammen und legt sie in den Nachweis-Ordner. Kostenlos starten, 14 Tage testen.

Quellen

• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 4, in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus)
• Bundesnetzagentur, Hinweispapier zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung, Juni 2025
• RTR, KI-Servicestelle: KI-Kompetenz nach Art. 4 und FAQ
• Europäische Kommission, Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz, Stand Juli 2026