Schulungsnachweis zur KI-Kompetenz: Was drinstehen muss, mit Vorlage
Kurzantwort: Es gibt kein vorgeschriebenes Formular und kein amtliches Zertifikat für die KI-Kompetenzpflicht. Ein brauchbarer Nachweis ist ein Schulungsregister: eine Zeile je Person und Maßnahme mit sechs Angaben, nämlich Art der Maßnahme, Inhalt, Dauer, Datum, Teilnehmende und Ergebnis. Art, inhaltlicher und zeitlicher Umfang und Teilnehmende stehen im Hinweispapier der Bundesnetzagentur; Datum und Ergebnis ergänzen wir, weil eine Liste ohne Datum und Lernkontrolle im Vorfall nichts belegt. Die Vorlage als Excel gibt es kostenlos unter Vorlagen.
Die sechs Angaben, an einem Beispiel
| Angabe | Beispiel | Warum sie zählt |
|---|---|---|
| Art der Maßnahme | Online-Kurs mit Lernkontrolle | zeigt, ob es eine echte Schulung war oder eine Folie im Umlauf |
| Inhalt | Grundschulung Module 1 bis 6, Branchenmodul Handwerk, Version 2026-09 | macht nachvollziehbar, was die Person gelernt hat |
| Dauer | 24 Minuten | belegt den zeitlichen Umfang |
| Datum | 15.09.2026 | ohne Datum keine Aussage, ob die Schulung vor dem Einsatz oder vor dem Vorfall lag |
| Teilnehmende | Anna Muster, Büro | verbindet die Maßnahme mit der Person und ihrer Rolle |
| Ergebnis | 9 von 10 richtig, bestanden | unterscheidet Teilnahme von Kompetenz |
Dazu kommen zwei Ordnungsangaben, die nicht Teil des Nachweises sind, aber Arbeit sparen: der Ablageort des Zertifikats oder der Teilnahmeliste und das Datum der nächsten Auffrischung.
Was Prüfer, Auftraggeber und Versicherer sehen wollen
Die Frage lautet in allen drei Fällen gleich: Wer wurde wann worin geschult, und passt das zu dem, was die Person mit KI tut? Ein Datenschutzbeauftragter fragt nach einem Vorfall zuerst, ob die betroffene Person geschult war und was die Regel zu Kundendaten sagte. Auftraggeber schicken Lieferantenfragebögen mit der Zeile „Nachweis KI-Kompetenz“. Cyberversicherer wollen bei der Verlängerung Richtlinie und Schulungsnachweis. Für alle drei reicht das Register plus Inventar plus Richtlinie, sauber datiert. Ein Zertifikat je Person ist angenehm, weil es die Zeile belegt; vorgeschrieben ist es nicht.
Die häufigsten Fehler
- Teilnahmeliste ohne Inhalt. Neun Unterschriften unter „KI-Schulung“ sagen nicht, was besprochen wurde. Inhalt oder Version der Unterlage dazuschreiben.
- Zertifikat ohne Datum oder ohne Bezug zum Einsatz. Ein Kurs über Bildgeneratoren nützt der Buchhalterin mit dem Übersetzer wenig. Die Schulung muss zu den Werkzeugen passen, die tatsächlich im Betrieb laufen, also erst das Inventar, dann die Schulung.
- Ergebnis fehlt. „Video angesehen“ ist keine Lernkontrolle. Zehn Fragen mit Ergebnis reichen.
- Kein Register, nur Posteingänge. Zertifikate in den Mailfächern der Beschäftigten sind im Vorfall nicht auffindbar. Eine Tabelle im Betrieb, nicht bei der Person.
- Keine Auffrischung. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, Maßnahmen regelmäßig aufzufrischen. Zwölf Monate sind ein üblicher Rhythmus, bei neuen Werkzeugen früher.
Wie lange aufbewahren
Solange die Person mit KI-Werkzeugen im Betrieb arbeitet, mindestens bis zur nächsten Auffrischung, und darüber hinaus so lange, wie ein Vorfall aus dieser Zeit noch geprüft werden könnte. Alte Zeilen werden nicht gelöscht, sondern bleiben stehen; einmal im Jahr wird der Stand als PDF im Nachweis-Ordner abgelegt.
Vorlage und Abkürzung
- Kostenlos: das Schulungsregister als Excel mit den sechs Spalten, Beispielzeilen und Anleitung, dazu KI-Inventar und KI-Richtlinie, ohne Anmeldung unter Vorlagen.
- Ausgefüllt: das Komplettpaket mit Register, Konzept, Richtlinie und Ausfüllhilfe für einen Musterbetrieb mit acht Personen, 24 € inklusive Umsatzsteuer.
- Automatisch: Bei Verbrieft füllt sich das Register von selbst: Jede Person macht den öffentlichen Kurs mit zehn Fragen, bekommt ein Zertifikat mit Prüfseite, und die Zeile mit allen sechs Angaben steht im Register des Betriebs. Kostenlos starten, für eine Person dauerhaft gratis.
Quellen
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 4, in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus)
- Bundesnetzagentur, Hinweispapier zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung, Juni 2025 („Art der Maßnahmen, inhaltlicher und zeitlicher Umfang, teilnehmende Personen“)
- RTR, KI-Servicestelle: KI-Kompetenz nach Art. 4 und FAQ
- Europäische Kommission, Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz, Stand Juli 2026