Lieferantenfragebogen fragt nach KI: Was Sie antworten müssen und was Sie dafür brauchen
Kurzantwort: Sie müssen nicht beweisen, dass niemand bei Ihnen KI verwendet. Sie müssen zeigen, dass Sie wissen, wer welche KI-Werkzeuge einsetzt, welche Regeln dafür gelten und dass die betroffenen Personen dazu geschult wurden. Drei Unterlagen reichen für fast jeden Fragebogen: eine Liste der eingesetzten KI-Werkzeuge, eine KI-Richtlinie auf einer Seite und ein Schulungsnachweis je Person. Wer die drei nicht hat, sollte den Fragebogen nicht raten, sondern die Unterlagen in einem Nachmittag erstellen. Ein Beispiel für den fertigen Ordner gibt es als PDF ohne Anmeldung.
Warum diese Fragen plötzlich kommen
Seit dem 2. Februar 2025 gilt Art. 4 der KI-Verordnung: Wer KI-Systeme betreibt, muss dafür sorgen, dass die Personen, die damit arbeiten, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Für Art. 4 selbst sieht die Verordnung kein eigenes Bußgeld vor. Große Auftraggeber geben die Pflicht aber in ihrer Lieferkette weiter, weil sie selbst gegenüber Aufsicht, Kunden und Versicherern belegen müssen, dass ihre Dienstleister die Regeln einhalten. Deshalb landet die Frage in Fragebögen, in Rahmenverträgen und in Verlängerungsgesprächen, oft zusammen mit den bekannten Fragen zu Datenschutz und Informationssicherheit.
Für Sie heißt das: Die Frist kommt nicht von einer Behörde, sondern von Ihrem Kunden, und sie ist meist kurz.
Die Fragen, die tatsächlich gestellt werden
| Typische Formulierung im Fragebogen | Was der Kunde wissen will | Was Sie dafür brauchen |
|---|---|---|
| Setzen Sie KI-Systeme zur Erbringung unserer Leistung ein? | Ob Ihre Arbeitsergebnisse durch KI entstehen | Liste der Werkzeuge mit Zweck |
| Welche KI-Anwendungen verwenden Sie? | Namen, Anbieter, Einsatzbereich | KI-Inventar |
| Werden unsere Daten in KI-Systeme eingegeben? | Ob seine Betriebs- und Kundendaten abfließen | Regel je Werkzeug, ob personenbezogene oder vertrauliche Daten hineindürfen |
| Existiert eine interne Richtlinie zum KI-Einsatz? | Ob es Regeln gibt, nicht nur Gewohnheiten | KI-Richtlinie, datiert und unterschrieben |
| Sind Ihre Mitarbeitenden zur KI-Nutzung geschult? | Ob Art. 4 erfüllt ist | Schulungsnachweis je Person |
| Wie stellen Sie die Qualität KI-gestützter Ergebnisse sicher? | Ob ein Mensch prüft | Regel zur Kontrolle in der Richtlinie |
| Wer ist bei Ihnen für KI zuständig? | Ansprechpartner im Vorfall | Name in Inventar und Richtlinie |
Wer nach einer Zertifizierung fragt, meint meist nicht Art. 4, sondern ISO/IEC 42001, die Norm für KI-Managementsysteme. Diese Zertifizierung ist für einen Betrieb mit fünf bis fünfzig Personen weder vorgeschrieben noch wirtschaftlich. Die ehrliche Antwort lautet dann: nicht zertifiziert, aber dokumentiert, und dann legen Sie die Unterlagen bei.
Was eine belastbare Antwort enthält
Eine Antwort überzeugt, wenn sie drei Dinge nennt, die der Kunde nachprüfen kann.
- Umfang. Welche Werkzeuge, in welchem Bereich, für welchen Zweck. Zum Beispiel: zwei Textassistenten im Büro, keine KI in der Produktion, keine automatisierten Entscheidungen über Personen.
- Regeln. Was nicht hineindarf, wer prüft, wem ein Vorfall gemeldet wird. Das sind drei Sätze aus Ihrer Richtlinie, kein Gutachten.
- Nachweis. Wer wann wie lange geschult wurde und mit welchem Ergebnis. Das Hinweispapier der Bundesnetzagentur nennt dafür drei Dokumentationspunkte: die Art der Maßnahme, ihren inhaltlichen und zeitlichen Umfang und die teilnehmenden Personen. Datum und Ergebnis einer Lernkontrolle sind unsere Ergänzung, weil ein Nachweis ohne beides im Streitfall wenig trägt.
Was passiert, wenn Sie Felder leer lassen
Nichts Dramatisches, aber es kostet. Unvollständige Fragebögen gehen zurück, verzögern die Freigabe als Lieferant und landen in der Akte des Einkaufs. Bei Rahmenverträgen kann eine offene Position die Verlängerung aufhalten. Schlimmer ist die Variante, die häufiger vorkommt: Jemand kreuzt aus dem Bauch heraus „ja, geschult“ an, und ein halbes Jahr später fragt jemand nach dem Nachweis. Dann steht statt einer Lücke eine falsche Angabe im Raum.
In welcher Reihenfolge Sie vorgehen
- Inventar zuerst. Fragen Sie im Team, welche Werkzeuge wirklich benutzt werden, auch die kostenlosen im Browser und die KI-Funktionen in Software, die Sie ohnehin haben. Das dauert eine halbe Stunde und beantwortet die Hälfte des Fragebogens.
- Regeln auf eine Seite. Welche Daten nie hineindürfen, wer Ergebnisse prüft, wer zuständig ist, wie ein Vorfall gemeldet wird.
- Schulung und Nachweis. Die Personen, die mit den Werkzeugen arbeiten, brauchen eine Schulung, die zu ihrer Aufgabe passt, und einen Beleg darüber. Eine kurze Grundschulung mit Lernkontrolle genügt für Büroarbeit mit Textassistenten.
- Alles in eine Datei. Den Fragebogen beantworten Sie dann in zehn Minuten, und beim nächsten Kunden noch schneller.
Die Vorlagen für Inventar, Richtlinie und Schulungsnachweis gibt es kostenlos. Wenn Sie den fertigen Ordner lieber erzeugen lassen, sehen Sie unter So funktioniert es, wie der Ablauf aussieht, und im Beispiel-Ordner, was am Ende herauskommt.
Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Ob Ihr Vertrag zusätzliche Zusagen enthält, prüft im Zweifel die Person, die ihn unterschrieben hat.